El documento electrónico es el eje sobre el que gira la transformación digital de las AAPPs. A través de esta guía, se pretende poner la gestión del documento electrónico al alcance de todos los profesionales de las AAPPs que deben trabajar con documentos electrónicos (desde auxiliares a titulados).
La guía simplifica la gestión de los documentos electrónicos mediante un enfoque explicativo que incluye experiencias prácticas. Permite familiarizarse y entender cómo funcionan los esquemas de metadatos, la clasificación de documentos, la transferencia e intercambio de archivos electrónicos, la gestión de solicitudes de acceso, las herramientas de tramitación, el registro de expedientes en el archivo electrónico y el uso del Portal de Archivo Electrónico Único (PAU), entre otros temas.
Las relaciones entre ciudadanos, empresas y entidades con las administraciones públicas son ahora completamente digitales, con el documento electrónico como principal protagonista. Este libro nace con la vocación de convertirse en una guía que nos ayude y nos facilite la compleja gestión del documento electrónico, huyendo de las grandes aportaciones teóricas e incursiones académicas en torno a este tema. A lo largo de sus dieciséis capítulos se desgranan los principales aspectos relacionados con la gestión del documento electrónico: transformación digital, análisis de situación, política de gestión, formación de expedientes, registro, digitalización, metadatos, acceso, calificación, secretos y reservados, transferencia e intercambio, expurgo, conservación, transparencia y reutilización, herramientas, archivo, etc.
El libro combina claridad y sencillez, explicaciones básicas y experiencias prácticas, valiéndose para ello de una estructura muy visual y muy segmentada, con proliferación de divisiones, apartados y subrayados. Además, el planteamiento de la guía es claramente divulgativo y para ello los autores se colocan en la posición de quienes tienen que llevar a cabo cualquiera de las tareas relacionadas con la gestión del documento electrónico.
Cabe finalmente señalar la inclusión de 26 casos prácticos presentados por sus propios protagonistas o responsables. Los casos se desarrollan a modo de respuesta a tres preguntas comunes: ¿cuál es la descripción del proyecto?, ¿cuál ha sido la solución técnica? Y ¿cuál ha sido el resultado?
Benefíciate de todas las ventajas de esta obra
1) Aprende a gestionar documentos electrónicos de manera efectiva.
2) Se analiza la gestión del documento electrónico como eje esencial de la transformación digital.
3) La gestión del documento electrónico al alcance de todos los profesionales que deben trabajar con documentos electrónicos a todos los niveles (desde auxiliares a titulados).
PRÓLOGO
PRESENTACIÓN
ÍNDICE DE CASOS PRÁCTICOS
ABREVIATURAS
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I. EL MARCO DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL (TD)
1. LA IDEA GENERAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
2. DESAPRENDER ANTES DE APRENDER
3. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
4. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL PLAN DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
CAPÍTULO II. ANÁLISIS DE SITUACIÓN
1. SIÉNTATE, PIENSA, PLANIFICA, DECIDE, ACTÚA
2. ANÁLISIS A FONDO
3. LOS ENEMIGOS DE LA CONSERVACIÓN
CAPÍTULO III. POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
1. ¿QUÉ ES LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
2. ¿QUÉ INCLUYE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS?
3. EL MODELO TIPO
3.1. La estructura del modelo tipo
4. EL CONTENIDO DE LA PGD-E
5. ELABORACIÓN PRÁCTICA: LA HOJA DE RUTA
CAPÍTULO IV. CLASIFICACIÓN Y FORMACIÓN DE EXPEDIENTES
1. FRENTE A LA DISPERSIÓN DOCUMENTAL
2. DOCUMENTO, EXPEDIENTE, ARCHIVO Y DATO
3. CÓMO IDENTIFICAR SERIES DOCUMENTALES
4. CÓMO ELABORAR UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
5. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y SERVICIOS PRESTADOS
6. LA IMPORTANCIA DE SIA PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
7. DIR3: EL DIRECTORIO COMÚN DE UNIDADES ORGÁNICAS Y OFICINAS
CAPÍTULO V. EL REGISTRO ES LA PUERTA DE ENTRADA
1. IDEAS BÁSICAS
2. EL CIUDADANO LLAMA A LA PUERTA
3. OFICINA DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTRO (OAMR)
4. FUNCIONAMIENTO OPERATIVO DEL REGISTRO
5. DIGITALIZACIÓN
6. COPIA AUTÉNTICA
7. COPIAS, FOTOCOPIAS Y COMPULSAS
8. DOCUMENTOS ACUMULADOS EN EL REGISTRO
CAPÍTULO VI. DIGITALIZACIÓN
1. ¿QUÉ ES DIGITALIZAR?
2. ¿CUÁNDO HAY QUE DIGITALIZAR?
3. ¿CÓMO DIGITALIZAR? LAS TAREAS DE LA DIGITALIZACIÓN
4. ¿CÓMO GESTIONAR UNA DIGITALIZACIÓN CON CALIDAD?
5. ANEXOS PRÁCTICOS
CAPÍTULO VII. DESCRIPCIÓN Y METADATOS
1. LOS METADATOS: ORIGEN Y TIPOLOGÍAS
2. UTILIDAD DE LOS METADATOS
3. LOS ESQUEMAS DE METADATOS
4. LOS ESQUEMAS DE METADATOS ESPAÑOLES
5. LOS METADATOS OBLIGATORIOS QUE ESTABLECE EL ENI
6. METADATOS QUE DEBERÍAN SER OBLIGATORIOS
7. OTROS METADATOS RECOMENDADOS
CAPÍTULO VIII. EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
1. EL MARCO NORMATIVO SOBRE PROTECCIÓN Y ACCESO A DOCUMENTOS Y DATOS
2. EL DERECHO DE ACCESO Y LOS METADATOS
4. LOS METADATOS DE ACCESO
5. LOS METADATOS DE TRAZABILIDAD: IMPRESCINDIBLES PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD
6. EL DERECHO DE ACCESO Y EL ENS
CAPÍTULO IX. LA CALIFICACIÓN DOCUMENTAL
1. INICIOS Y EVOLUCIÓN DE LA CALIFICACIÓN EN ESPAÑA
2. DOCUMENTOS ESENCIALES
3. VALORACIÓN DE DOCUMENTOS Y DETERMINACIÓN DEL PLAZO DE CONSERVACIÓN (VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS)
4. ESTUDIOS DE VALORACIÓN
5. DICTAMEN DE LA AUTORIDAD CALIFICADORA
6. ELABORACIÓN DE UN CALENDARIO DE CONSERVACIÓN
7. VALORACIÓN DE LOS METADATOS
CAPÍTULO X. DOCUMENTOS SECRETOS, RESERVADOS Y ESPECIALES
1. NORMATIVA
2. DOCUMENTOS DESAPARECIDOS
3. ¿QUIÉN Y QUÉ SE CLASIFICA?
4. EL CASO DE LOS ARCHIVOS PRESIDENCIALES
5. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SECRETOS
CAPÍTULO XI. LA TRANSFERENCIA E INTERCAMBIO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
1. TRANSFERENCIA CON CAMBIO DE CUSTODIA
2. ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA EN EL MARCO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO XII. EXPURGO, DESTRUCCIÓN Y ELIMINACIÓN
1. NORMATIVA
2. EL PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN
3. BORRADO DE INFORMACIÓN ESTIPULADO EN EL ENS
4. METADATOS DE ELIMINACIÓN
5. TÉCNICAS DE ELIMINACIÓN
CAPÍTULO XIII. CONSERVACIÓN
1. NORMATIVA
2. SOPORTES DE CONSERVACIÓN
3. LOS SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
4. LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES: PROBLEMÁTICAS
5. MEDIDAS DE CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS SOPORTES
6. CONSERVACIÓN DE FORMATOS
7. CONSERVACIÓN DE FIRMAS Y SELLOS ELECTRÓNICOS
8. CONSERVACIÓN DE BASES DE DATOS
9. PENSANDO EN 500 AÑOS
CAPÍTULO XIV. ACCESO, TRANSPARENCIA Y REUTILIZACIÓN
1. EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
2. ACCESO Y TRANSPARENCIA
3. EL PROCEDIMIENTO DE ACCESO POR LA LEY DE TRANSPARENCIA
4. EL PROCEDIMIENTO DE ACCESO POR LA NORMATIVA DE PATRIMONIO HISTÓRICO
5. CÓMO GESTIONAR LAS SOLICITUDES DE ACCESO
6. REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CAPÍTULO XV. HERRAMIENTAS A TU DISPOSICIÓN
1. PLANIFICACIÓN
2. NORMATIVA SOBRE TRAMITACIÓN
3. TIPOS DE HERRAMIENTAS PARA LA TRAMITACIÓN
4. REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
5. INTEGRACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE TRAMITACIÓN CON EL ARCHIVO ELECTRÓNICO
6. LA ÚLTIMA OPCIÓN: CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES EN CARPETAS DE RED
CAPÍTULO XVI. EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
1. INGRESO DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO ELECTRÓNICO: ASPECTOS GENERALES
2. LA IDEA DEL ARCHIVO DIGITAL Y LA SUPERACIÓN DEL ESPACIO FÍSICO
3. LAS DIFERENCIAS ENTRE UN SGDE Y UN SGDEA
4. EL ENI: EL MODELO DE CONSERVACIÓN ELEGIDO
5. EL MODELO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
6. EL MODELO OAIS. NORMA ISO 14721 OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM
7. ARCHIVE, UN MODELO DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
8. OTROS MODELOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO
9. EL PORTAL DE ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO (PAU)
GLOSARIO
BIBLIOGRAFÍA
Gerardo Bustos Pretel
Licenciado en CC. Información (Universidad Complutense) y Máster en Gestión y Análisis de Políticas Públicas (Universidad Carlos III).
Desde 2002, subdirector general en el Ministerio de Hacienda y Función Pública, responsable de la política de gestión de documentos electrónicos y presidente del Grupo de Trabajo de Política de Gestión Documental. Subdirector general del Ministerio de Fomento (1990-2000). Previamente ejerció el periodismo en «Pueblo», Radio Nacional de España, etc.
Coordinador del libro La gestión del documento electrónico, El Consultor, 2018 (1.ª) y 2020 (2.ª). Coordinador de La gestión del documento de archivo electrónico, Wolters Kluwer/Bosch, México, 2020.
Coautor en numerosas publicaciones colectivas, congresista, conferenciante, autor de artículos y profesor en cursos sobre gestión de documentos electrónicos, simplificación administrativa y administración electrónica en general.
José Luis García Martínez
Jefe de área de archivo del Ministerio de Hacienda y doctor en Historia del Arte. Ha trabajado en diferentes archivos de la administración estatal, autonómica y municipal.
Forma parte de diferentes grupos de trabajo sobre el documento electrónico, el archivo electrónico y el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Participa en los proyectos de la Política de Gestión de documentos electrónicos del Ministerio de Hacienda, las aplicaciones de Archive, Inside y Acceda, la revisión del eEMGDE o el espacio colaborativo de la administración periférica del Gobierno.
Es miembro de la junta directiva de diferentes asociaciones culturales y profesionales y tiene numerosas publicaciones y conferencias sobre archivos y otras materias relacionadas con las humanidades.
